技巧一、公文寫作前的撰擬原則

  依學者張潤書認為一件所謂好的公文,並無一定的標準,但在撰擬 時,應能把握下列幾個原則:

1. 尋求根據: 撰擬公文時,應根據事實,引案援例,審度事理,句句中肯。

 

2. 確定立場: 撰擬公文時,首先須認明並瞭解自己的立場,謹慎將事,上行文要 恭而不卑,下行文應威而不猛,嚴而不酷,平行文則不亢不卑,恰 到好處。

 

3. 審察現勢: 撰擬公文的目的在解決實際問題,故對本案的起因、變化、錯綜複 雜、困難及現勢等,須加以精確審察,籌謀對策,才不致有所偏失。

 

4. 條理分明: 公文不論繁簡長短,均應提綱挈領,段落分明,使閱者一目了然, 通常多以分段或分條的方式敘述。

 

5. 明白確實: 公文為實用之文,與其他詞章作品不同,詞句貴在精簡明確,通順 達理。

 

6. 周密完美: 措詞務求其圓,立論務求其穩,敘述力求其固,設想力求其密,處 理力求其速,過程應求其簡。 

 

 

 

技巧二、公文寫作的作業要求

  依行政院頒布之「文書處理手冊」,公文文字使用應儘量明白曉暢 ,詞意清晰,以達到公文程式條例第 8 條所規定「簡、淺、明、確」之要求,其作業要求: 

1. 正確: 文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏 差、歪曲,切忌主觀、偏見。

 

2. 清晰: 文義清楚、肯定。

 

3. 簡明: 用語簡練、詞句曉暢、分段確實、主題鮮明。

 

4. 迅速: 自蒐集資料、整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。

 

5. 整潔: 文稿均應保持整潔,字體力求端正。

 

6. 一致: 機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一 案情的處理方法不可前後矛盾。

 

7. 完整: 對於每一案件,應作深入廣泛的研究,從各種角度、立場考慮問題 ,與相關單位應協調聯繫。所提意見或辦法,應力求周詳具體、適 切可行,並備齊各種必需的文件,構成完整之幕僚作業,以供上級 採擇。

 

 

技巧三、擬稿時的注意事項

1. 擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準,所有模稜 空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等,均應避免。

 

2. 引敘來文或法令條文,以扼要摘敘足供參證為度,如必須提供全文 ,應以電子文件、抄件或影印附送。

 

3. 敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關 解釋等,應詳加核對,避免錯漏。

 

4. 各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇譯文且關係重要者,請以括弧加註原文,以資對照。

 

5. 文稿表示意見,應以負責態度,或提出具體意見供受文者抉擇,不 得僅作層轉手續,或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷 衍。

 

6. 擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文答復。

 

7. 引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣,如「貴」、「鈞」等應改 為「○○」、「本」、「該」等。

 

8. 簽宜載明年月日及單位。

(1) 文書須記載年、月、日,配合流程管理,得註明時間;文 書中記載年份,一律以國曆為準,惟外文或譯件,得採用 西元紀年。

(2)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或 簽名,並註明月日及時間(例如 11 月 8 日 16 時,得縮記 為 1108/1600),以明責任。簽名必須清晰,以能辨明為何 人所簽。

 

9. 擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之發文日期及字號,俾便 查考。

 

10 . 案件如已分行其他機關者,應於文末敘明,以免重複行文。

 

11 . 文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順序,由左至右依 序排列。

 

12 . 字跡請力求清晰,不得潦草,如有添註塗改,應於添改處蓋章。

 

13 . 文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。上下左右空隙,力求勻 稱,機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體,以資醒目。

 

14 . 文稿有 2 頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名 章,同時於每頁之下緣加註頁碼。

 

 

 

技巧四、公文分段寫作要領

1. 「主旨」:

(1) 為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。

(2) 主旨」不分項,文字緊接段名冒號之右書寫。

 

2. 「說明」:

(1) 當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,無法於「主 旨」內容納時,用本段說明。

(2) 如無項次,文字緊接段名冒號之右書寫;如分項標號條列,應另 列縮格書寫。

 

3. 「辦法」:

(1) 向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉 。本段段名,可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」 、「公告事項」、「核示事項」等名稱。

(2) 其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附件。

 

4. 「主旨」、「說明」、「辦法」3 段,得靈活運用,可用 1 段完成 者,不必勉強湊成 2 段、3 段。

 

 

 

技巧五、製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定

1. 分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,(一)、(二) 、(三)……,1、2、3、……,(1)、(2)、(3);但其中“( )” 以半形為之。

 

2. 內文:

(1) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

(2) 阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形 為之。

 

 

技巧六、行政機關公文製作表解

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以上資料來源:

AG13 公文最高分寫作技巧  

作者:郭雋

公文最高分寫作技巧

 

 

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