技巧一、公文寫作前的撰擬原則
依學者張潤書認為一件所謂好的公文，並無一定的標準，但在撰擬 時，應能把握下列幾個原則：
１. 尋求根據： 撰擬公文時，應根據事實，引案援例，審度事理，句句中肯。
２. 確定立場： 撰擬公文時，首先須認明並瞭解自己的立場，謹慎將事，上行文要 恭而不卑，下行文應威而不猛，嚴而不酷，平行文則不亢不卑，恰 到好處。
３. 審察現勢： 撰擬公文的目的在解決實際問題，故對本案的起因、變化、錯綜複 雜、困難及現勢等，須加以精確審察，籌謀對策，才不致有所偏失。
４. 條理分明： 公文不論繁簡長短，均應提綱挈領，段落分明，使閱者一目了然， 通常多以分段或分條的方式敘述。
５. 明白確實： 公文為實用之文，與其他詞章作品不同，詞句貴在精簡明確，通順 達理。
６. 周密完美： 措詞務求其圓，立論務求其穩，敘述力求其固，設想力求其密，處 理力求其速，過程應求其簡。
技巧二、公文寫作的作業要求
依行政院頒布之「文書處理手冊」，公文文字使用應儘量明白曉暢 ，詞意清晰，以達到公文程式條例第 8 條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：
１. 正確： 文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏 差、歪曲，切忌主觀、偏見。
２. 清晰： 文義清楚、肯定。
３. 簡明： 用語簡練、詞句曉暢、分段確實、主題鮮明。
４. 迅速： 自蒐集資料、整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。
５. 整潔： 文稿均應保持整潔，字體力求端正。
６. 一致： 機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一 案情的處理方法不可前後矛盾。
７. 完整： 對於每一案件，應作深入廣泛的研究，從各種角度、立場考慮問題 ，與相關單位應協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適 切可行，並備齊各種必需的文件，構成完整之幕僚作業，以供上級 採擇。
技巧三、擬稿時的注意事項
１. 擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜 空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。
２. 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文 ，應以電子文件、抄件或影印附送。
３. 敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關 解釋等，應詳加核對，避免錯漏。
４. 各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。
５. 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不 得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷 衍。
６. 擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。
７. 引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」、「鈞」等應改 為「○○」、「本」、「該」等。
８. 簽宜載明年月日及單位。
(1) 文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文 書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用 西元紀年。
(2)文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或 簽名，並註明月日及時間（例如 11 月 8 日 16 時，得縮記 為 1108/1600），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何 人所簽。
９. 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便 查考。
10 . 案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。
11 . 文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依 序排列。
12 . 字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。
13 . 文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻 稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。
14 . 文稿有 2 頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名 章，同時於每頁之下緣加註頁碼。
技巧四、公文分段寫作要領
１. 「主旨」：
(1) 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。
(2) 主旨」不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。
２. 「說明」：
(1) 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主 旨」內容納時，用本段說明。
(2) 如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項標號條列，應另 列縮格書寫。
３. 「辦法」：
(1) 向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉 。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」 、「公告事項」、「核示事項」等名稱。
(2) 其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。
4. 「主旨」、「說明」、「辦法」3 段，得靈活運用，可用 1 段完成 者，不必勉強湊成 2 段、3 段。
技巧五、製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定
１. 分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二) 、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)；但其中“( )” 以半形為之。
2. 內文：
(1) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
(2) 阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形 為之。
技巧六、行政機關公文製作表解
以上資料來源：
作者：郭雋
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